Capire le esigenze e gli obiettivi che vuoi raggiungere, per te o per la tua azienda, sono l’aspetto primario da considerare quando si deve decidere quale prodotto software utilizzare.

Se hai l’esigenza di velocizzare i processi produttivi dovrai ragionare in un modo differente rispetto all’esigenza di analizzare minuziosamente ogni singolo aspetto della tua attività. Se il software dev’essere usato potenzialmente da chiunque deve essere semplice da usare, se, al contrario, dev’essere utilizzato solo da utenti specializzati e formati può anche essere più complesso e prevedere funzionalità che richiedano una certa competenza tecnica.
Ricordo che qualche anno fa abbiamo sviluppato due versione dello stesso software nell’ambito della vendita dei pannelli fotovoltaici.
Una versione, più articolata, permetteva al consulente la realizzazione di un preventivo dettagliato a patto che inserisse all’interno della scheda cliente dati come le coordinate geografiche, l’esposizione e l’inclinazione del tetto, l’altezza dell’edificio e una serie altri fattori che richiedevano specifiche competenze tecniche e l’utilizzo di strumenti, seppur semplici, come bussola, rilevatore di coordinate. Il software era sviluppato per il consulente quindi al momento della progettazione è stato dato per scontato un certo livello di preparazione. Inoltre i consulenti seguivano un mini-corso formativo sull’utilizzo del software.
I dati inseriti poi venivano usati per analisi di mercato, valutazione dei consulenti ecc…
Lo stesso software, disponibile con un link sul sito dell’azienda, è stato realizzato per il grande pubblico. In questo caso le informazioni erano più blande, bastava inserire il comune e il numero di kw. Il preventivo che ne usciva non era dettagliato come nel primo caso ma dava un idea del dimensionamento dell’impianto.

Gli obiettivi sono il secondo aspetto di cui tener conto. Se gli obiettivi sono chiari sin dall’inizio tutte le decisioni vengono prese in funzione del risultato che si vuole ottenere e questo permette di ottenere un prodotto efficace ed efficiente.
Se l’obiettivo è quello di fare un analisi economica dettagliata dell’azienda dovrai prevedere l’inserimento di tutti i dati economici divisi e strutturati minuziosamente. Se vuoi analizzare il comportamento dei dipendenti dovrai prevedere delle schede per l’inserimento dell’attività quotidiana e dei report che mi mostrino come viene impiegato il tempo.
A volte capita di valutare un software esclusivamente in termini di prezzo o di funzionalità non tenendo conto di esigenze ed obiettivi, questo spesso porta a risultati non ottimali.

Chiarite quali sono le considerazioni da fare prima di decidere quale software utilizzare vediamo le tipologie di software che si possono utilizzare su web:

Software chiusi: normalmente sono destinati a coprire piccole o grandi nicchie di mercato, sono ampiamente testati e hanno costi mensili relativamente bassi. L’aspetto complicato nell’utilizzare questi prodotti è che ci si deve adattare a quello che propongono, se serve qualcosa di diverso difficilmente si riesce ad ottenere una modifica della piattaforma. Il vantaggio è che sono già pronti, si possono testare e molto spesso si trovano anche comunità di utilizzatori pronti ad aiutare nell’utilizzo.

Software parzialmente personalizzabili: questi software si presentano inizialmente come i software chiusi, coprono specifiche esigenze di mercato e normalmente hanno un costo d’ingresso. Il vantaggio di questi prodotti è che possono essere modificati sulle singole esigenze dell’utilizzatore, normalmente a seguito di un costo extra. Uniscono i vantaggi dei software chiusi alla flessibilità di software personalizzabili.

Software su misura: in questo caso non esiste quasi mai nulla di pronto e lo sviluppo di questi prodotti richiede un certo investimento di tempo e/o denaro. Il grosso vantaggio è che si adattano perfettamente alle esigenze ed obiettivi perché sono costruiti in funzione di questi. I software parzialmente personalizzabili sono ottimi, lo svantaggio rispetto a quelli su misura è che la strada è comunque già segnata, le modifiche non possono essere strutturali ma solo utili a correggere o perfezionare le informazioni già presenti.


Punti di vantaggio software su misura:
Semplicità nel collegare differenti processi: se il software è ben progettato ogni persona che lo utilizza si limiterà a fare la sua parte. Sarà poi il software ad incrociare tutti i dati per estrarre le informazioni utili.
Non ci sono parti inutili: tutto quello che si trova è stato messo per un motivo e quindi serve. Non dovrebbero esistere parti che complicano il software e sono inutilizzate.
Snellire le procedure: è forse l’aspetto più importante, in un software. Inizialmente si pianificano delle procedure, si analizzano i dati e se si trova il modo di migliorarle si può agire velocemente sul software. Su questo punto ci tengo a fare un esempio, un azienda che vende prodotti tecnologici raccoglieva gli ordini tramite un applicazione sul tablet, quasi mai i venditori (un po' per pigrizia) compilavano il codice fiscale del cliente. Il CustumerCare doveva quindi chiamare nei giorni seguenti richiedere i dati e inserirli. Quest’operazione faceva slittare, in media, gli ordini di un paio di giorni e comportava perdite di tempo per telefonate ecc… visto il problema il codice fiscale è stato semplicemente trasformato in un campo obbligatorio con verifica automatica della correttezza.
E’ in tempo reale: I dati sono quasi sempre in tempo reale, ogni inserimento viene processato subito e i dati resi disponibili immediatamente. Studiando report ad Hoc è possibile generare i documenti necessari anche all’ultimo minuto con la certezza che siano corretti- Questo punto è valido in generale per tutti i software web.
Evoluzione del software con l’azienda e non il contrario: in un contesto dove ogni attività commerciale cerca la sua strada proponendosi in modo unico è molto importante che il software possa adattarsi a questa situazione.