Per ottenere buoni risultati è importante prestare attenzione alle esigenze di ogni area e curare ogni fase del processo: dalla scelta del software alla messa in opera, dalla formazione al supporto quotidiano all’utilizzo.
In questo articolo cercherò di analizzare alcuni degli errori che vengono commessi più frequentemente quando si decide di utilizzare un software ERP e ti fornirò alcune indicazioni su come evitarli.

Definizione errata dei requisiti

I software ERP permettono di gestire vari aspetti del business ed hanno una struttura modulare che consente al cliente di acquistare le funzionalità di cui ha bisogno. Dovendo adattarsi alle esigenze di realtà molto differenti le caratteristiche di questi moduli potrebbero essere molto generiche.
Effettuare in modo autonomo la scelta di un software ERP risulta pertanto decisamente complicato perché richiede una conoscenza approfondita delle proprie esigenze ed una capacità di comprendere se esse possono essere soddisfatte dalle caratteristiche dei moduli del software.
Il consiglio che posso darti è di affidarti ad un consulente che conosca in modo approfondito uno specifico ERP e che sia in grado di trovare l’esatta corrispondenza tra i bisogni del tuo business ed il software. Chiedi al consulente di darti una dimostrazione di come verrà gestito il tuo flusso di lavoro all’interno del software ERP e non limitarti a risposte generiche come “questa cosa si può fare”.
Per esperienza ti dico che orientarsi nell’universo degli ERP online senza una valida consulenza può portare a risultati scadenti e recare danno al tuo business.

Scarsa conoscenza delle procedure aziendali

Se sei il titolare di una piccola o media impresa avrai sicuramente una conoscenza globale delle principali attività svolte dal tuo personale ma non ne conoscerai ogni aspetto in dettaglio. Pensa ad esempio alla fatturazione: è chiaro che sai cos’è una fattura ma conosci ogni fase del processo? Potresti sostituire la tua impiegata amministrativa? Lo stesso discorso vale chiaramente per ogni processo aziendale.
Prima di acquistare un software ERP devi definire con precisione ogni procedura aziendale in dettaglio coinvolgendo le figure chiave di ogni reparto. Può sembrare un lavoro superfluo ma solo in questo modo potrai definire con precisione i requisiti e scegliere il software più adatto per soddisfarli.
Ti premetto che difficilmente troverai un software in grado di adattarsi al 100% alle tue esigenze. Dovrai cercare di scegliere il prodotto che più si avvicina ai tuoi requisiti e che ne soddisfa il maggior numero.

Mancanza di leadership

L’introduzione di un sistema ERP ha un impatto significativo su ogni reparto, specialmente nella fase iniziale.
Utilizzare un nuovo software implica impegno e dedizione e costringe il tuo personale ad un cambio di abitudini, ad uscire dalla propria zona di comfort.
Incontrerai resistenza: qualcuno si lamenterà dell’usabilità, qualcuno sosterrà che il software che usavate prima era migliore, altri semplicemente non vorranno utilizzarlo.
La leadership in questa fase è fondamentale: devi essere in grado di far capire alle figure chiave della tua azienda i vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema ERP e far si che essi sposino la tua scelta. Coinvolgili nella scelta, ascolta le loro esigenze ed i loro suggerimenti ed assicurati che siano in grado di valorizzare il tuo investimento.
Anche in questa fase potrebbe essere utile coinvolgere la figura del consulente ERP che ha sicuramente già affrontato questa fase all’interno di altre realtà e che può aiutarti a superare i vari ostacoli che si presenteranno.

Eccessiva personalizzazione

Come abbiamo visto in precedenza i software ERP devono adattarsi alle esigenze di aziende molto differenti e per questo non possono soddisfare pienamente tutti i requisiti specifici della tua realtà. Ciò comporta che vengano commissionate molte modifiche al software già in una prima fase con un notevole aumento dei costi e dell’investimento iniziale necessario.
Quello che ti consiglio, dando per scontato che tu abbia scelto il software che più si avvicina alle tue esigenze, è di utilizzarlo senza personalizzazioni per almeno un paio di mesi.
Questo periodo ti permetterà innanzitutto di imparare ad utilizzarlo e di conoscerne appieno le logiche di funzionamento. Trascorso questo periodo avrai sicuramente le idee più chiare su ciò che ancora non riesci a gestire all’interno della piattaforma ERP e potrai quindi richiedere modifiche molto mirate al tuo fornitore.
Evitando modifiche iniziali riuscirai a rimanere all’interno del tuo budget e a rispettare le tempistiche prefissate per l’implementazione.

Scarsa formazione del personale

Ultimo ma non meno importante degli altri punti, è banale ma in questo caso rispecchia perfettamente la realtà.
Una scarsa formazione sull’utilizzo del software ERP è il modo più sicuro per far si che il personale non lo utilizzi. Se non sai utilizzare correttamente una cosa dopo qualche tentativo smetti di provarci e la metti in un cassetto: succede in ogni ambito e con qualsiasi prodotto. Considera poi che per molti software ERP non esiste un vero e proprio manuale anche perché nessuno probabilmente lo utilizzerebbe.
Pianifica pertanto una o più sessioni di formazione iniziale che consentano al tuo personale di conoscere le informazioni necessarie per utilizzare correttamente tutti gli strumenti ed assicurati che il tuo fornitore sia in grado di darti supporto costante in caso di necessità.
Per semplificare la successiva formazione del nuovo personale potresti anche pensare di realizzare alcuni brevi tutorial, magari in formato video.


Spero di averti fornito indicazioni utili su come evitare gli errori più comuni che potresti commettere durante l’implementazione di un software ERP. Ti invito a commentare l’articolo e a condividere la tua esperienza o i tuoi suggerimenti in merito.