Il fulcro di questo miglioramento è quello di stimolare tutte le persone coinvolte in un’attività, a tutti i livelli, ad individuare in ogni occasione possibile quei piccoli cambiamenti, che non stravolgono le logiche aziendali o prevedano grandi investimenti, la cui applicazione porta all’effetto complessivo di miglioramento dell'intera Azienda.

La prima volta che ho letto questo termine su un libro di gestione aziendale ovviamente è scattato il sorriso, ma poi andando oltre ho scoperto un metodo di approccio al lavoro veramente Top, come dicono i più giovani. Ho deciso di scrivere questo articolo a seguito di un piccolo fatto che mi è successo negli scorsi giorni.
Seguo lo sviluppo software per un’azienda di consulenza da diversi anni e mi sono sempre interfacciato con i dirigenti e responsabili di reparto, che di volta in volta mi indicano le implementazioni da apportare al software.
Nel periodo appena trascorso mi sono trovato, fortunatamente, a lavorare con gli operatori che materialmente fanno il lavoro di gestione dei dati e mi sono reso conto di alcuni passaggi inutili che facevano. Gli operatori dal canto loro hanno potuto farmi domande su come funzionava il sistema alla base e assieme abbiamo trovato un modo per modificare una procedura che, conti alla mano, fa risparmiare circa 22 ore di lavoro al mese, a fronte di un’ora di analisi e due ore di lavoro fatte una sola volta.
Questa miglioria, purtroppo, è stata frutto del caso. Ero presente nel posto giusto al momento giusto, ho visto un operatore che si lamentava di una cosa da fare, ho chiesto il perché e da lì è nata la miglioria, erano almeno 5 anni anni che facevano un lavoro che poteva essere automatizzato.
Come prima cosa mi sono chiesto: chissà quante situazione del genere ci sono e come è possibile scoprirle tutte? Non posso di certo lavorare tutti i giorni con tutti gli operatori.

La risposta è stata semplice e mi ha ricordato la filosofia del Kaizen. Ogni persona che lavora in un flusso di azioni, più o meno standardizzato, quando deve fare qualcosa che non gli piace di solito si lamenta e finisce lì.
L’energia sprecata per lamentarsi potrebbe essere trasformata in energia positiva facendosi tre semplici domande:
cosa ha di sbagliato questa procedura?
cosa mi dà fastidio fare e perchè?
come posso migliorare la procedura?
La risposta deve essere data subito, nel momento in cui viene l’intuizione o scatta la voglia di lamentarsi e non aspettare la prossima riunione perché poi l’idea si perde tra le altre mille cose.
L’altra questione di cui tener conto è la formazione delle persone, sarebbe molto utile se tutti gli operatori potessero fare un corso, anche molto elementare, sulle logiche di funzionamento dei software tenuto da chi sviluppa il programma. In questo modo potrebbero capire cosa può fare in automatico e cosa no e nel momento in cui si trovano in una situazione ‘problematica’ possono avere l’intuizione di come migliorarla.
Riassumendo: per applicare un processo di continuo miglioramento (KAIZEN) di un software aumentando l’efficenza del flusso di lavoro gli operatori devono avere i rudimenti sulle logiche di programmazione e devono poter avviare un processo di valutazione nel modo più veloce e semplice possibile, senza mandare mail al programmatore ogni 5 minuti :-) .