Una valutazione errata invece ci costringerà ad assegnare nuove risorse al progetto durante il suo svolgimento e ciò significherà una riduzione dei guadagni o un aumento dei costi per il cliente finale con conseguente insoddisfazione dello stesso.

Il primo passo per una corretta stima di un progetto è di confrontarlo con i progetti già eseguiti in passato con caratteristiche simili. Se ci viene commissionato un sito di E-Commerce potremo consultare il nostro database di progetti ed individuare quelli che si avvicinano per caratteristiche e per grado di complessità in modo tale da ottenere una stima realistica delle risorse necessarie.

E’ chiaro che per fare tutto ciò è necessario costituire un database di progetti all’interno del quale vengano registrati i tempi necessari per lo svolgimento di ogni singola attività.

Il secondo passo consiste nel consultare le persone che dovranno svolgere il lavoro e nel chiedere loro una stima, considerano però alcuni aspetti che potrebbero influenzare la risposta:

1. Molte persone hanno una visione idealistica delle proprie capacità e tendono a credere di poter svolgere molte più attività rispetto a quelle che invece possono svolgere in un determinato arco di tempo;
2. Ci sono alcune variabili che sono impossibili da considerare e da sapere in anticipo e per questo la persona che interpelliamo non potrà darci una risposta precisa;
3. Alcune persone tendono a darci la risposta che ci aspettiamo, potremmo quindi ottenere una stima distorta data per assecondare una nostra richiesta (es. Riusciamo a farlo in una giornata vero? Si!).

Come possiamo quindi ottenere una stima accurata del progetto?
Voglio darti alcuni consigli che derivano dalla mia esperienza diretta e da quelle delle agenzie con cui collaboro. Sono sicuro che ti saranno molto utili e che potrai facilmente utilizzarli nel tuo processo di stima del progetto.

1) Utilizza un Software di Project Management

E’ uno strumento che ti consente di mantenere un database dei tuoi progetti e di registrare ogni attività svolta. Tralasciando l’indubbia in fase di pianificazione e di svolgimento del progetto, esso ti consentirà di stimare in modo accurato i progetti futuri effettuando opportune estrazioni di dati.
Avrai quindi una base solida da cui partire che ti dirà con precisione quanto tempo serve per svolgere una determinata attività.

2) Analizza il progetto in modo approfondito

Concentrati sulla fase di analisi del progetto per individuare con precisione i bisogni del cliente, gli obiettivi, le specifiche e le azioni che dovranno essere eseguite. Potrebbe essere utile realizzare documenti specifici che raccolgano tutti questi dati e che possano poi essere caricati sulla scheda del progetto all’interno del software di project management, in questo modo saranno sempre disponibili per tutti i membri del tuo team.

3) Associa un livello di complessità ad ogni azione

Ogni volta che un membro del tuo staff di trova a svolgere una determinata azione fai in modo che ne valuti il livello di complessità associando un punteggio. In questo modo quando ognuno di essi dovrà stimare il tempo necessario per svolgere una determinata azione legata ad un nuovo progetto potrà confrontarla con quelle presenti in database chiedendosi semplicemente se è più o meno complessa.

4) Fai una media tra più valutazioni

Per avere una stima più accurata e realistica utilizza più metodi e fai una media dei risultati. Se ad esempio devi calcolare le risorse necessarie per realizzare un sito di E-Commerce chiedi una stima ad ognuno dei tuoi programmatori e poi fai una media di quanto ottenuto. Oltre ad ottenere un valore più realistico potrebbero nascere anche riflessioni utili ed emergere aspetti che non erano stati considerati prima.

5) Fissa alcune condizioni

Identifica un insieme di obiettivi, richieste e specifiche che stiano alla base della tua stima. Se anche solo uno di questi elementi verrà modificato nel tempo la tua valutazione perderà di significato e dovrà quindi essere rivista. In questo modo eviterai che una richiesta del cliente si inserisca silenziosamente nel progetto anche se non prevista in fase di stima.

6) Identifica i margini di trattativa

Se la stima che ottieni non è adeguata rispetto al budget del cliente o alle tempistiche di consegna richieste cerca di individuare possibili aggiustamenti. Potresti ad esempio proporre di rimuovere alcune funzionalità secondarie dal progetto per ridurre i costi di sviluppo o pianificarne il rilascio in una seconda fase per ottimizzare i tempi.

Mi auguro che questi consigli ti siano utili e che possano aiutarti a stimare in modo accurati i tuoi progetti.
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