Una volta incaricato il fornitore, fissato il budget, definito se sarà in cloud o in locale ecc.. dovete passare alla fase di utilizzo.
Secondo la mia esperienza ci sono due modi di procedere: il software è completo e funzionante sin dl primo utilizzo oppure si attiva una funzionalità alla volta.
Non credo che esista una soluzione ideale perchè dipende dal contesto.

Se il software parte completo al 100% da subito ci sarà un periodo di malcontento da parte di tutti gli utilizzatori che sicuramente sosterranno che era meglio prima (in realtà non era meglio solo erano abituati e cambiare le abitudini è molto difficile). Una volta mi è capitato di introdurre un software di fatturazione automatica in un azienda che riduceva i tempi di fatturazione del 90% e praticamente azzerava gli errori. Nonostante questo evidente vantaggio gli utilizzatori sostenevano fosse meglio prima. Dopo un paio di mesi gli ho chiesto se andava meglio così o se volevano tornare al vecchio sistema, la risposta fu che non sarebbero mai tornati indietro! La realtà è che nel giro di un mese avevano sostituito le vecchie abitudini con le nuove o ora si rendevano conto che era molto meglio. All’inizio non potevano rendersene conto perchè erano focalizzati sul cambio di abitudine e non sul vantaggio. In poche parole se introducete il software di punto in bianco aspettatevi un mese di lamentele, una serie di problemi da risolvere al volo per gestire situazioni che non avevate previsto. Il vantaggio che passato il mese di fuoco torna tutto alla normalità.

Se introducete il software un pò alla volta probabilmente avrete il tempo di assimilare tutte le funzioni, migliorare pian piano ogni aspetto e andare con però il problema regime in un tempo più lungo. Lo svantaggio in questo caso è che per un periodo si dovrà utilizzare un doppio sistema di gestione, i dati saranno trasferiti un pò alla volta e in automatico le persone impareranno ad utilizzare il nuovo strumento in maniera spontanea. In questo caso è bene stabilire l’ordine di inserimento delle varie sezioni in cui viene diviso il software. Se torniamo al nostro esempio potremmo pensare dapprima di introdurre la scheda anagrafica, dove registrare semplicemente le informazioni anagrafiche del cliente (dati fiscali, riferimenti, numeri di telefono, mail). L’impatto nei confronti degli utilizzatori sarà più leggero, inizieranno ad accedere al nuovo sistema per compilare le anagrafiche e verificare i dati. In questa fase potrebbe essere molto interessante applicare una logica di gamification che assegna punti per ogni dato inserito e per ogni scheda consultata. Personalmente non ho mai dedicato tempo, se non saltuariamente, ad inserire le recensioni su siti internet, due giorni fà ho avuto l’opportunità di entrare in un programma sperimenta di persone che fanno recensioni. Ogni recensione che inserisco mi fà prendere punti e man mano guadagno punti posso accedere a delle funzionalità che sono molto utili per il mio lavoro (una su tutte è quella di poter provare i prodotti in anteprima). Questa è una perfetta applicazione della gamification perchè in due giorni ho inserito 29 recensioni e potrebbe essere uno spunto per voi su come stimolare l’utilizzo del nuovo sistema. Se ad esempio fate sì che alla cinquantesima azienda inserita in modo completo l’utilizzatore ha diritto ad un premio (…che non sia un portachiavi o una penna) state tranquilli che tutti troveranno modo e tempo di imparare come utilizzare il sistema. Una volta che il nuovo sistema sarà assimilato potete iniziare ad aggiungere il calendario, poi le schede tecniche e infine gli automatismi. 
Se non trovi tutti e 5 gli articoli sul blog e vuoi essere avvisato quando saranno pubblicati gli altri mandami una mail a fabio@netmoole.it, non appena esce l’articolo te lo mando via mail. Mandandomi questa mail non ti iscrivo a nessuna newsletter, mailinglist o altro. Quando termina la serie di articoli non ti manderò più messaggi.