Adottare un nuovo sistema gestionale richiede un notevole investimento da parte dell’azienda, sia per il costo del software che per il tempo necessario all’implementazione ed alla formazione del personale.
In questo articolo voglio darti alcuni spunti che ti consentano di capire se hai davvero bisogno di un sistema ERP e che possano stimolare una riflessione sulle attuali dinamiche interne della tua attività. Ti dico subito che non esiste una regola matematica che ti permetta di stabilire se hai davvero bisogno di un nuovo software gestionale, ci sono alcuni aspetti specifici che possono però aiutarti nella scelta.

Vediamoli in dettaglio.

Hai la sensazione che i conti non tornino

Ogni trimestre ti trovi a valutare l’andamento economico della tua azienda ed hai l’impressione che gli obiettivi non siano stati raggiunti. In realtà non ne hai la certezza perché non possiedi uno strumento che ti consenta di analizzare i dati in modo aggregato. Ti trovi quindi a lavorare molte ore per fare il punto della situazione e per produrre un report Excel che ti dia una risposta il più possibile precisa.
Lo stesso discorso vale per il reparto acquisti che si trova a dover verificare manualmente le giacenze in magazzino prima di effettuare un ordine di fornitura.
Potrei farti altri esempi con lo stesso concetto: se non hai una base dati unificata e costantemente aggiornata perderai tempo per verificare manualmente la situazione reale. Quanto incide tutto ciò sul tuo business? Quanto tempo potresti risparmiare utilizzando un sistema ERP?

Gestisci il tuo business utilizzando software differenti

Prova ad osservare come lavorano le varie figure presenti nella tua azienda e cerca di capire quali piattaforme software utilizzano. Potresti renderti conto che ogni reparto utilizza strumenti diversi che non parlano tra di loro.
In una situazione di questo tipo ti troverai ad avere dati differenti in ogni piattaforma che non saranno aggiornati e che quindi perderanno gran parte del loro valore. L’amministrazione probabilmente aggiornerà l’anagrafica all’interno del software di contabilità ma non si preoccuperà di modificare quella presente all’interno della piattaforma di trouble ticket o nel CRM che viene utilizzato dal reparto vendite.
Aggiornare i dati su piattaforme differenti è un enorme perdita di tempo e comporta inevitabili errori. Sai che con un software ERP su misura per le tue esigenze potresti utilizzare una sola piattaforma per gestire tutti i processi aziendali?

Molte procedure vengono gestite manualmente

Per renderti conto di quanto sia informatizzata la tua azienda è sufficiente monitorare l’utilizzo delle stampanti. Potresti notare che molte operazioni vengono gestite senza l’adeguato supporto di uno strumento software.
Ti trovi ad esempio a ricevere ordini su carta e a doverli trasferire manualmente all’interno del software di gestione forniture piuttosto che ad emettere bolle utilizzando moduli prestampati.
Sono operazioni quotidiane che richiedono tempo per essere svolte manualmente: grazie ad un software ERP potresti svolgerle in pochi secondi tenendo traccia di ogni dato e riducendo al minimo il margine di errore.

Ci sono molti ordini arretrati e devi assumere nuovo personale

Se il tuo business sta crescendo e se la piattaforma gestionale non si sta evolvendo di conseguenza ti troverai a dover assumere nuovo personale.
Se la persona che si occupa dell’amministrazione impiega un ora per emettere la fattura mensile di un cliente è chiaro che potrà produrne un numero limitato nell’arco di una giornata. Se le fatture aumentano perché il tuo business cresce dovrai trovare un modo per rendere più efficiente questa persona e per permettergli di emettere molte più fatture.
Un software ERP ti permette di farlo risparmiando al tuo personale tutte quelle attività manuali e ripetitive che altrimenti dovrebbe svolgere.

Ti trovi spesso a dover chiedere informazioni

Hai deciso di lanciare una nuova linea di prodotti e vuoi contattare i tuoi maggiori rivenditori per informarli e per inviare loro del materiale promozionale.
Prima di farlo decidi però di valutare la loro situazione contabile per capire se pagano regolarmente le fatture. Non possiedi un software ERP che ti fornisca questi dati, prendi il telefono e chiami l’amministrazione. Decidi poi di verificare se il rivenditore si è lamentato per qualche motivo e per farlo contatti il responsabile del servizio clienti. Solo dopo queste verifiche procedi con la tua attività di vendita ma nel frattempo hai perso molto tempo.
Con un software ERP avresti potuto ottenere in pochi secondo la situazione del tuo cliente o rivenditore senza coinvolgere altre figure e senza dover attendere il loro riscontro.


Grazie a queste semplici considerazioni dovresti poter capire quale è il grado di efficienza della tua azienda. Se vi sono molte procedure che richiedono lavoro manuale e ripetitivo o se utilizzi molti software differenti dovresti sicuramente valutare l’adozione di una piattaforma ERP di nuova generazione.