Capita infatti di sottostimare la portata di un progetto e di trovarsi a superare il budget assegnato o di pensare che un determinato cliente sia profittevole quando in realtà non lo è.

Esistono alcune pratiche che il project manager deve conoscere e mettere in pratica quotidianamente che permettono di ottimizzare i processi produttivi e di far si che il budget assegnato ad ogni progetto non venga superato. Per farlo è chiaramente necessario che ogni voce di spesa venga correttamente inserita all’interno di un database. Ore lavorate dai dipendenti, forniture esterne, collaborazioni, materiali e costi globali devono essere costantemente registrati.
Per far si che ciò accada è importante che il software di project management sia facile da utilizzare e che consenta di svolgere rapidamente le operazioni: senza queste caratteristiche il rischio è che l’attività di controllo del budget diventi troppo dispendiosa e vada a portar via ore lavoro gravando sui costi di gestione.

Ho voluto farti questa premessa perché ritengo che per fare una cosa bene sia necessario dotarsi dello strumento più adatto e cioè di quello che soddisfa al meglio i tuoi requisiti. Non devi per forza dotarti del software più costoso in commercio ma trovare il miglior compromesso.

Vediamo ora 5 consigli pratici che possono aiutarti a tenere d’occhio il budget dei tuoi progetti.

Controlla ogni giorno lo stato di avanzamento dei progetti

Tramite la dashboard del tuo software verifica quotidianamente che lo stato di avanzamento di ogni progetto sia in linea con le risorse assegnate. In questo modo potrai accorgerti subito di eventuali anomalie ed evitare che situazioni al limite si protraggano nel tempo.

Se hai assegnato 100 ore lavoro per lo sviluppo di un software e ne sono state consumate 80 ma lo stato di avanzamento è fermo al 30% significa che qualcosa non va e per terminare la commessa serviranno probabilmente maggiori risorse. Rendendotene conto potrai agire di conseguenza, capire il motivo che ha portato a questa situazione (progetto sottostimato, imprevisto, lentezza del programmatore, ecc.) ed evitare che accada nuovamente.

Se il tuo software lo prevede puoi anche impostare una notifica automatica ogni volta che viene rilevata un anomalia. In questo modo non dovrai controllare la dashboard ogni giorno ma verrai informato in tempo reale solo quando ci sono problemi.

Comunica con il tuo team

E’ importante che il budget assegnato ad un progetto sia ben chiaro a tutti i membri del team e che tutti possano monitorare lo stato di avanzamento per rilevare ritardi e anomalie. In questo modo ognuno potrà agire proattivamente anticipando situazioni critiche e mettendo in atto soluzioni per rientrare all’interno dei limiti del budget.

Tornando all’esempio del sito web il programmatore che si rende conto di essere in ritardo potrà decidere di adottare una soluzione software in grado di far risparmiare tempo e potrà farlo prima di arrivare ad un punto di non ritorno. Se gli rimangono solo 20 ore per realizzare la sezione Blog potrà decidere di utilizzarne uno open source invece di realizzarne uno su misura ottenendo un risultato molto simile e rientrando nel budget.

Stai attendo alle modifiche in corso d’opera

Prima di iniziare un nuovo progetto definisci al meglio ogni aspetto e comunicalo al tuo team: le modifiche in corso d’opera fanno perdere tempo, riducono la qualità del lavoro e, molto spesso, compromettono la qualità del risultato finale.

Proseguendo sull’esempio del sito web pensa a quanto tempo perderà il tuo programmatore a modificare il software se non gli verranno fornite delle specifiche precise in fase iniziale e a come tutto ciò inciderà negativamente sul budget. Se invece gli verranno fornite le specifiche precise e se tutto il materiale necessario sarà facilmente reperibile (bozza grafica, testi, ecc.) potrà concentrarsi sul proprio lavoro e realizzare un prodotto curato nei minimi dettagli.

Tieni traccia degli imprevisti e delle richieste

E’ importante che ogni membro del tuo team tenga traccia di tutte le interruzioni e delle richieste che arrivano dall’interno dell’organizzazione o dall’esterno. Potresti scoprire, ad esempio, che una determinata commessa è in ritardo perché il programmatore viene continuamente interrotto da telefonate di assistenza tecnica e che quindi non può concentrarsi sul proprio lavoro.

Anche le richieste del cliente possono incidere pesantemente sul budget e ciò accada solitamente quando non c’è una figura che si interpone tra di esso ed il team che lavora sul progetto. Se il cliente è in contatto diretto con il grafico potrebbe fare continuamente richieste generando nuovo lavoro che non potrà poi essere fatturato.

Accorgersi di queste situazioni significa potervi porre rimedio ottimizzando le risorse, rendendo più chiara la propria offerta, limitando le interruzioni e gestendo al meglio il flusso di lavoro.

Assegna le risorse in modo ottimale

Una volta raccolti ed analizzati i dati trai le opportune conclusioni ed impara ad assegnare correttamente le risorse.

Ogni membro del tuo team ha caratteristiche differenti ed è più adatto a svolgere determinati compiti rispetto ad altri: assicurati di assegnare ad ogni commessa le persone più adatte.

Se nella tua web agency c’è un programmatore particolarmente portato per lo sviluppo di siti di e-commerce cerca di assegnargli tutte le commesse di questa tipologia. In questo modo otterrai sia la soddisfazione della persona (che si troverà a fare ogni giorno ciò che sa fare al meglio) che il rispetto dei tempi e del budget.

Spero di averti dato alcune indicazioni utili per gestire al meglio i tuoi progetti e ti invito a commentare questo articolo per dirmi cosa ne pensi e per raccontarmi la tua esperienza.