Il giorno 08 Aprile 2016 ho ricevuto 31 mail di lavoro che richiedevano la mia attenzione, 9 telefonate e una decina di messaggi tra sms, chat e varie app di messaggistica. Questi sono i numeri ripuliti dallo spam e da messaggi/telefonate che non hanno a che fare con il lavoro.

Quindi 31+9+10 = 50 distrazioni e se ognuna di queste ruba 5 minuti di media al mio lavoro, considerando anche il tempo di ritrovare la concentrazione su quello che stavo facendo, sono 250 minuti. Poco più di 4 ore. In una giornata lavorativa di 8 ore rappresentano un bel problema soprattutto se avevo pianificato dell’attività lavorativa di 8 ore.

Con una non corretta gestione di tutte queste distrazioni i risultati potevano essere quello di lavorare 12 ore o quello di non terminare l’attività pianificata o peggio ancora lavorare 10 ore, non terminare l’attività pianificata e accumulare una serie di altre attività in sospeso per i prossimi giorni.

Penserai che sto per scrivere il solito articolo sulla gestione del tempo… Indovinato. Ho letto molti articoli sulla gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro ed è un argomento sul quale cerco sempre di migliorare le mie conoscenze. Alcune cose le ho ignorate perché perché non erano adatte a me, altre le ho assimilate e rese mie e a distanza di un paio di anni da quando ho iniziato questo processo di riorganizzazione lavoro molto meglio e quindi vorrei condividere con te i passi che ho fatto per giungere a questo miglioramento.

Vorrei definire inizialmente i due punti che stanno alla base di tutta la mia pianificazione del lavoro.

Punto primo: quelli che consideriamo imprevisti in una giornata di lavoro sono qualcosa su cui possiamo fare affidamento, anche senza conoscerti e senza conoscere il tuo lavoro potrei scommettere che domani ti arriverà una richiesta via mail, telefono o altro che non avevi pianificato (qualcuno che non ricorda come fare qualcosa, un idea che vogliono condividere con te, un collega che ha bisogno di un consulto). Questi imprevisti li possiamo considerare certezze quindi sapendo prima che ci saranno li dobbiamo pianificare e quindi li chiameremo interruzioni. Quello che io considero un imprevisto è un evento realmente imprevedibile.

Punto secondo: possiamo raccontarcela come vogliamo usando vari aforismi ma una scrivania (o desktop, o casella della posta in entrata) incasinati rappresentano solo una scrivania (o desktop, o casella della posta in entrata) incasinati. Possiamo anche sostenere che noi nel nostro caos ci ritroviamo ma poi quante volte dobbiamo fare le cose all’ultimo minuto perché le abbiamo perse di vista. Con questo non intendo dire che ci sia un modo giusto o sbagliato di organizzare le cose da fare, chiunque può usare la logica che preferisce ma le informazioni devono essere ordinate, facili da reperire e al momento opportuno le scadenze devono essere sempre visibili.

Definiti quelli che per me sono i due capisaldi passiamo alla metodologia che ho utilizzato.

Primo passo: Misurare e Comprendere

I dati sono alla base di ogni decisione organizzativa per cui è importante capire quante sono queste interruzioni. Per due settimane mi sono segnato su un foglio tutte le interruzioni che ho avuto. Ogni volta che mi interrompevo da quello che avevo pianificato segnavo su un foglio di carta il tipo di interruzione, la persona, la durata indicativa e il motivo. Sul motivo inoltre segnavo con un simbolo, se era causa mia (mi sono dimenticato di mandare un report e quindi me lo sollecitavano) o se era causa di altri.

Già durante questa fase (che più è lunga nel tempo più ci da informazioni) ho capito moltissimo della mia organizzazione e in modo del tutto naturale ho migliorato diversi aspetti. Ti faccio due esempi banali ma esplicativi.

Alcune mail diventavano chat: viene fatta una richiesta, rispondi di fretta, ti viene chiesta un altra cosa, rispondi, a quel punto sorgono dei dubbi e quindi parte la telefonata e altre mail. Gestendo nel modo corretto la prima distrazione ne risparmiavo altre 5. Alla prima mail avrei potuto rispondere: “E’ una cosa complessa da spiegare in una mail se vuoi ci prendiamo un oretta lunedì pomeriggio e snoccioliamo la questione”. Procedendo in questo modo trasformo una serie di distrazioni in un ora di lavoro pianificata, produttiva ed efficace valorizzando il mio lavoro.

Non avevo mandato un report: un cliente aveva una riunione che stava per iniziare, gli avevo detto che entro il giorno prima gli avrei generato un report da presentare in riunione ma me ne ero dimenticato. A questo punto la situazione era diventata urgente e prioritaria quindi ho dovuto abbandonare tutto e lavorare su quel report.

Questi sono due casi ipotetici, nella realtà le cose tendono ad essere più complesse ma analizzando quotidianamente le interruzioni è possibile trovare le opportune soluzioni per gestirle.

Lo scopo principale del primo passo è capire quanto tempo occupano mediamente le interruzioni e pianificare la giornata tenendo conto di questo tempo. L’organizzazione della giornata poi varia molto in base al tipo di interruzioni che dobbiamo gestire e alla quantità.

Personalmente cerco di lavorare su quello che ho pianificato almeno per venti-trenta minuti poi faccio una breve pausa e controllo le mail, richiamo chi mi ha cercato e rispondo ad eventuali messaggi, se non ci sono mail, telefonate, messaggi o altro riprendo la mia attività per un altra mezz’oretta o mi prendo un caffè.

Nella mia giornata ho pianificato mezz’ora prima della pausa pranzo per risolvere le questioni veloci della mattina e un ora a fine giornata per le questioni veloci del pomeriggio e la ripianificazione in base a ciò che è emerso.

Una tecnica che ho letto su un libro ed applico costantemente è quella di lasciare una cosa a metà quando mi interrompo per le brevi pause. Può sembrarti una tecnica strana ma dopo una breve pausa se sai esattamente da dove ripartire ci metti meno tempo a ritornare concentrato perché non devi pensare a qual’è il prossimo passo. Se stai scrivendo una relazione, fermati a metà di una frase, appena riprendi leggi la frase a metà e la termini e in quel momento sei già al massimo della concentrazione. Questo tecnica non è indicata se sei un chirurgo nel mezzo di un operazione, in quel caso è meglio che finisci :-) .

Secondo passo: Organizzare

Ovviamente per passare dalla situazione attuale ad una che ritieni più efficiente devi prendere tutte le questioni che hai aperto e organizzarle.

La prima decisione da prendere è il posto dove tenere traccia di tutte le cose da fare, è fondamentale che sia un posto unico per tutto. Possono essere fogli stampanti, l’agenda, la casella di posta in entrata, un software gestionale, quello che vuoi basta che sia tutto assieme. Se hai le informazioni sparse in mille posti non avrai mai un quadro chiaro di quello che devi fare, io ad esempio inserisco anche le mie attività extra-lavoro.

Personalmente uso il software CRM/ERP che sviluppa la mia azienda sia perché nasce per questa esigenza sia perché il costante utilizzo mi permette un continuo miglioramento del prodotto.

Al di là della ‘marchetta pubblicitaria’ utilizzare un software per organizzare tutte le attività da svolgere è sicuramente la miglior opzione perché permette di visualizzare le informazioni da diversi punti di vista (per data di scadenza, per cliente, per progetto, per urgenza).

E’ importante inserire in questo luogo anche tutte le idee che nascono durante la giornata e tutti i piccoli promemoria perché sapere che sono lì chiari ed ordinati senza il rischio di dimenticarcene ci lascia la testa più libera. Se devi fare la spesa al supermercato e comprare tutto il necessario per il cenone di Capodanno con 20 invitati e 5 portate ti verrà più semplice scrivere la lista della spesa e andare a colpo sicuro anziché pensarci mentre sei in giro per gli scaffali. Arrivi davanti al banco della carne e prendi tutta la carne che ti serve non ci torni 5 volte per ogni cosa che man mano ti viene in mente. Inoltre la lista ti da la sicurezza di non esserti dimenticato di nulla. Se quando stai cucinando ti manca un semplice ingrediente come il sale…

Deciso l’unico luogo di archiviazione devi raccogliere tutte le informazioni ed inserirle, quindi già questa è un attività che devi pianificare. Puoi prenderti una giornata o pianificare mezz’oretta al giorno a seconda di quante cose devi inserire e all’urgenza che hai.

La prima classificazione da fare è quella di dividere le attività secondo la matrice di Eisenhower che probabilmente già conosci.

Attività importanti ed urgenti
Attività importanti ma non urgenti
Attività urgenti ma non importanti
Attività ne importanti ne urgenti
Per il punto uno hai poca scelta devi agire immediatamente e risolverle il prima possibile.

Per il punto due puoi pianificare degli spazi nel futuro (facendo attenzione alla scadenza in modo che la cosa non diventi anche urgente).

Per il punto tre deve decidere se delegare, rimandare o abbandonare.

Per il punto quattro hai tutto il tempo di gestirlo con calma nei tempi morti o forse sono solo delle idee che non vuoi perdere e sai che sono lì.

La seconda classificazione è di tipo molto personale, io ad esempio raggruppo le cose per quattro differenti parametri. La tipologia di attività (telefonata, mail, ore di consulenza, ore di progettazione, riunione), il progetto (e quindi il cliente) se è legata ad un progetto, la persona (e quindi il cliente) se è legata ad una persona, la data di scadenza quando c’è.

Questi parametri sono molto personali e dipendono chiaramente dal tipo di attività che svolgi, se sei un commerciale che gestisce un portafoglio clienti forse potrebbe servirti averle organizzate per luogo in modo da poter ottimizzare i tuoi viaggi. A volte mi capita di dover fare 5 o 6 telefonate, e approfitto dei viaggi in macchina (con il vivavoce se no addio punti patente) per farle. Se sono telefonate che prevedo possano essere lunghe magari il giorno prima mando una mail o un messaggio “Ciao, domani verso le 15:00 ti chiamo per quel progetto”. Perché, così come a te da fastidio che quando sei impegnato a fare qualcosa ti arriva una telefonata che ti blocca mezz’ora, anche al tuo interlocutore può far piacere sapere prima che sarà ‘disturbato’.

Inoltre avere un quadro delle scadenze e pianificare per tempo mi permette di non farle mai diventare urgenti potendo programmare l’attività.

A volte avere le informazioni chiare e ordinate secondo differenti parametri permette di risparmiare molto tempo, ad esempio per un cliente gestiamo 3 differenti software e per tutti e tre ho un referente diverso. Se devo incontrare uno dei tre referenti per valutare delle modifiche ad un software nello stesso giorno cerco di incontrare anche gli altri due referenti ed affrontare tutte le richieste che ho ricevuto e presentargli eventuali nuove idee (sò esattamente tutto quello di cui devo parlare perché è tutto lì nella scheda cliente e non rischio di dimenticarmi qualcosa), questo mi permette di risparmiare 2 viaggi andata e ritorno e di perdere due mezze giornate aggiuntive.

Una volta che tutto è catalogato e organizzato nel migliore dei modi devo organizzarmi in modo che tutti gli input che mi arrivano dagli innumerevoli canali di comunicazione finiscano sempre tutti nel stesso luogo e organizzati con gli stessi criteri.

L’aspetto complicato di tutto il processo è quello di prendere l’abitudine di trasferire quotidianamente le informazioni, una volta superato questo scoglio diventa tutto più semplice.

Bisogna anche fare attenzione a non cadere nell’estremo opposto, se registrare una singola azione assolutamente inutile richiede più tempo che eseguirla forse è meglio eseguirla. Quando sto lavorando ad un progetto e mi viene un idea per un altro progetto spesso la segno su un foglio di carta, a fine giornata la trasferisco nel software (a fine giornata, non a fine settimana). Se la settimana prossima ho una riunione pianificata e uno dei partecipanti manda una mail per richiedere la conferma della riunione non è necessario pianificare la risposta, semplicemente dico ok. Se invece mi viene chiesto di preparare del materiale per la riunione organizzo l’attività secondo i criteri descritti sopra.

Terzo passo: Ottimizzare e Organizzare

Il primo passo ci può portare, tramite il secondo, a migliorare la nostra produttività ed efficenza lavorativa e anche a lavorare in con più relax.

Il terzo passo è uguale al primo, analizzando i dati che ogni giorno inseriamo dobbiamo capire quali sono le attività ricorrenti che possiamo organizzare in modo da sfruttare al meglio il tempo, che è una risorsa molto limitata e quindi preziosa.

Potrebbero esserci attività periodiche che possiamo automatizzare, attività che con un flusso diverso di lavoro possono diventare più veloci. In questo secondo esempio ti sorprenderesti nel vedere come si possono ridurre di molto i tempi di lavoro modificando alcuni processi operativi e studiando un corretto flusso di informazioni. In un prossimo articolo vedremo come ottimizzare il processo di sviluppo di un sito internet.

Un ultima cosa da considerare è quella di decidere qual’è il canale principale in cui volete che vi arrivino le richieste e cercare di convogliare il maggior numero di richieste in quella direzione.

Io preferisco la mail, se qualcuno mi chiama chiedendomi di fare qualcosa, dopo aver valutato la cosa, gli chiedo di mandarmi i dettagli via mail. Se mi arriva un messaggio su Facebook con la richiesta di fare una modifica ad un sito chiedo che mi venga mandata la mail. A volte io stesso mi mando delle mail a seguito di alcune riunioni.

La mail mi sono comode perché posso fare copia/incolla del testo nel CRM e sto lavorando ad un sistema automatizzato per evitare il lavoro di trasferimento delle informazioni.


Ecco il riepilogo di come è cambiata la mia giornata standard quando sono in ufficio

Cosa era pianificato:

08:30 - 12:30 Lavorare su progetto 1

12:30 - 14:00 Pausa pranzo

14:00 - 16:00 Finire progetto 1

16:00 - 18:00 Finire progetto 2

18:15 Andare a correre

Cosa succedeva:

08:30 - 09:00 Lavorato su progetto 1

09:00 - 09:45 Mail e Telefonate

09:45 - 10:30 Lavorato su progetto 1 (2 interruzioni di colleghi)

10:30 - 11:30 Modificata grafica su un vecchio progetto per cambio logo del cliente (3 mail e 2 telefonate)

11:30 - 11:45 Mail e Telefonate

11:45 - 12:45 Lavorato su progetto 2 e mandate richieste di materiale per finire il lavoro.

12:45 - 14:00 Pausa pranzo

14:00 - 14:15 Mail e Telefonate

14:15 - 15:00 Non pervenuto, confusione generale tra mail, colleghi e telefonate

15:00 - 17:00 Quasi finito progetto 1, non finito perché mancano i dati per fare i test.

17:00 - 17:15 Pausa

17:15 - 18:30 Lavorato su progetto 2 ma non finito perché mancavano i dati.

18:30 - 19:00 Annullate modifiche fatte dalle 10:30 alle 11:30 per cambio idea

E anche oggi si andrà a correre domani alle 18:15.

Sembrerà esagerato ma se vi fate uno schema per due settimane di quello che avete in mente di fare (descrivendo gli orari previsti) e lo confrontate con lo schema di quello che succede realmente vedrete che il risultato vi stupirà.

Pianificato attualmente:

08:00 - 08:30 Controllare mail, messaggi e se il materiale che mi serve oggi è disponibile.

08:30 - 10:00 Lavorare su progetto 1

10:00 - 10:15 Controllo mail ed eventuali telefonate *

10:15 - 11:00 Lavorare su progetto 1

11:00 - 11:15 Controllo mail ed eventuali telefonate * e pausa caffè

11:15 - 12:30 Lavorare su progetto 1

12:30 - 13:00 Chiusura di piccoli task e mail aperte in giornata, inserimento a gestionale dell’attività, organizzazione dell’attività pomeridiana.

13:00 - 14:00 Pausa pranzo (se possibile trasformare in riunione su argomenti leggeri con colleghi o clienti)

14:00 - 15:00 Lavorare su progetto 1

15:00 - 15:15 Controllo mail ed eventuali telefonate *

15:15 - 16:00 Lavorare su progetto 1 perché del 2 non c’è il materiale

16:00 - 17:00 Chiusura di piccoli task e mail aperte in giornata, inserimento a gestionale dell’attività, organizzazione dell’attività dei giorni seguenti.

*se un cliente mi ha chiamato alle 08:30 e non gli ho risposto perché ero impegnato, quando lo richiamo alle 10:00 non credo che si sentirà trascurato. Se gli rispondo alle 08:30 e gli prometto che prima di sera gli mando i dati ma poi nella confusione me ne dimentico è peggio.



17:15 Si può correre e se mi devo trattenere di più al lavoro posso andare a correre alle 18:15

Quello che succede nella realtà non è molto differente dal pianificato, rendere una giornata lavorativa identica a quella pianificata è un po' utopistico ma ci si può avvicinare, gli orari magari non sono così precisi e puntuali come descritti ma tendono ad avvicinarsi. L’unica vera differenza è la qualità del lavoro. Nel primo caso su 8 ore avevo considerato di lavorarne sei sul progetto 1 e due sul progetto due e in realtà ne ho fatte 03:45 sul progetto 1 e 2:15 sul progetto due senza però raggiungere l’obiettivo previsto. Nel secondo caso ho lavorato 05:15 sul progetto 1 come pianificato. Il tempo complessivo di lavoro nel primo caso è 45 minuti in più ma solo perché ho lavorato 9 ore invece che 8. Nel secondo caso probabilmente sono anche riuscito a raggiungere il risultato che mi ero prefissato.

Anche il cambio dell’orario lavorativo è frutto di ciò che ho imparato analizzando e riorganizzando la mia attività. Ho inoltre notato che ci sono certi momenti specifici della giornata e certi giorni della settimana in cui tendono ad esserci più interruzioni, il mio prossimo passo sarà quello di individuare questi momenti e capire se è solo un impressione o se c’è un fondamento basato sui dati.